Regelkonform und nutzbringend
(veröffentlicht in der Ausgabe 5-6 2009 der "manage it" IT Sicherheit und Storage)
Sowohl durch die technische Entwicklung als auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen hat das Thema E-Mail-Archivierung in den letzten Jahren ständig an Bedeutung gewonnen.
Handels-, Steuer- und Strafrecht machen die Speicherung elektronischer Dokumente – etwa im Rahmen von GDPdU und GoBS – für viele Unternehmen immer mehr zur Pflicht, während andererseits das Datenschutz- und Telekommunikationsrecht enge Grenzen setzen. Das betrifft nicht nur die großen Konzerne: Durch die Verschärfung der Wirtschafts- und Steuerprüfungen seit Anfang 2009 stehen gerade auch kleine und mittelständische Unternehmen vor der Frage, wie sich eine regelkonforme und "betriebsratskompatible" E-Mail-Archivierung planen und implementieren lässt.
Grundsätzlich ist die elektronische Post aus den heutigen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Was früher nur ein einfaches, schnelles, vor allem aber (juristisch gesehen) unverbindliches Kommunikationsmittel war, hat sich durch die Digitalisierung der Unternehmenskommunikation zum offiziellen "Geschäftsbrief" entwickelt. Laut § 257 Abs. 2 HGB ist ein Schriftstück ein Handelsbrief, wenn es ein Handelsgeschäft betrifft. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre, sofern es zu einem Geschäftsabschluss gekommen ist. Geschieht dies auf elektronischem Weg (E-Mail), macht die gegenwärtige (Steuer-) Rechtsprechung keinen Unterschied mehr zur Papierform. In E-Mails werden die gleichen Angaben verlangt, die laut HGB auch in jedem Handelsbrief auf Papier aufgeführt werden müssen.
Die Konsequenz aus dieser Gleichstellung der elektronischen Post mit "normalen" Handelsbriefen, Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen etc. ist eine gleiche Handhabung bei der Archivierung inklusive der Dateianlagen (sofern die E-Mail ohne diese nicht verständlich ist), da die (persönliche) Haftung für Geschäftsführung beziehungsweise Vorstand damit ebenfalls gleichgestellt wurde.
(Weiterlesen: "Verschärfte Rechtslage (Steuer und Haftung)")